Стандарт розничного магазина. Разработка инструкций и регламентов - стр. 7

Стандарт открытия магазина – исключительно важный и полезный документ для быстро растущих сетевых компаний. Данный документ позволяет в значительной мере сократить временные и финансовые издержки по открытию новой торговой точки.

Документы, регламентирующие процесс открытия новых магазинов, рекомендуется оформить в виде таблицы, охватывающей все области деятельности в ходе открытия магазина, с четко прописанными требованиями и результатами тех или иных заданий или действий.

Как разрабатывать: подробно опишите желаемый магазин и последовательность действий по его открытию. В качестве основы возьмите типовой коммерчески успешный магазин сети. Требования могут разделяться на «обязательные» и «желательные».

Таблицу дополните графами:

– «бюджет», где рассчитываются затраты на ту или иную деятельность;

– «сроки и / или продолжительность», где определяются временные ресурсы и сроки достижения промежуточных результатов;

– «ответственный», где указаны фамилия и должность ответственного лица за выполнение каждого требования к открытию торговой точки;

– «комментарии» – это любая важная информация, связанная с открытием магазина вашей специфики.

Если подобный документ в компании отсутствует, то осложняется процесс планирования и фактической реализации развития торговой сети. Когда все сотрудники вовлекаются в процесс, откладывая в сторону свои прямые обязанности, как правило, суматохи много, а толку мало.

Пример из практики

В одной из розничных сетей по продаже продуктов питания руководством компании в начале лета было принято решение об открытии 10 магазинов до конца года. Стоит отметить, что до этого решения в компании открывалось по одному магазину в год. Для решения поставленной задачи был организован отдел развития, состоящий из двух человек, которые должны были подбирать походящие под магазины площадки и подбирать арендаторов для оказания дополнительных услуг в магазине (аптека, цветы, химчистка и т. д.). Менеджеры, кажется, достаточно активно работали, но подобранные площадки зачастую не устраивали руководство. Почему? Потому, что подбор осуществлялся только по одному основному показателю – стоимости арендной платы. Сами менеджеры отдела развития после очередного отказа от помещения, которое на их взгляд подходило для сети, обратились к руководству с просьбой о создании стандарта к помещению под магазины. В дальнейшем такой стандарт был разработан совместно с коммерческим директором, директором по торговле, юристом, главным инженером, директором по персоналу. Казалось бы, наконец-то решена основная проблема!

Оказалось, недостаточно просто разработать стандарт, необходимо его и выполнять. На соблюдении одного из важных пунктов, а именно – «наличие правоустанавливающих документов на собственность» – руководство компании при решении вопроса по одному из строящихся объектов, в котором магазин этой сети должен стать «якорем», решило не настаивать. «Пока объект строится, мы параллельно будем делать технологический проект, заказывать торговое оборудование, подбирать персонал» – решили руководители и заключили предварительный договор с собственником. Только на практике оказалось, что и объект построен, и оборудование расставлено, и персонал был набран, а открыть магазин нельзя: у собственника «затянулся» на неопределенный период вопрос о получении свидетельства на собственность на построенный объект. По этой же причине не был решен вопрос и о выделении телефонных номеров на объект. Возникла техническая проблема по организации устойчивой связи по «выгрузке» информации в центральный офис, по работе с поставщиками.