Международный деловой этикет на примере 10 стран мира - стр. 22
– ответственные лица за проведение мероприятия.
В обязательном порядке разработанную программу необходимо согласовать с приезжающей стороной. При разработке программы следует учесть, что во время пребывания делегации принято проводить неформальные встречи как принимающей, так и приглашенной стороной, несмотря на то что визит носит деловой характер. Для того чтобы гости могли организовать ответную встречу, необходимо учесть в плане один свободный день.
Согласно правилам делового этикета состав переговорной группы с принимающей стороны не должен значительно превышать количество гостей зарубежной делегации.
Так, если группа гостей в составе троих человек, целесообразно, чтобы с принимающей стороны в процессе переговоров участвовало не более пяти человек, например: руководитель компании, финансовый директор, коммерческих директор, переводчик и секретарь, который ведет протокол переговоров. Если в составе приглашенной делегации есть женщина, то и с принимающей стороны правильнее участие в переговорах женщины.
Одно из главных правил при работе с иностранной делегацией – ранг и должность лица, встречающего гостей, должны соответствовать рангу и должности приезжающей делегации, то есть если приезжает руководитель зарубежной компании, то и встречать его должен тоже руководитель принимающей компании. Встречать гостей, как правило, приезжает ответственное за прием делегации лицо в сопровождении двоих-троих человек.
Если гость приезжает с супругой, то руководитель с принимающей стороны также должен встречать гостей с супругой.
Если переговоры будет вести не руководитель компании, а его заместитель, то целесообразно предусмотреть в программе короткую встречу приехавших партнеров с руководителем компании, и лучше это сделать в начале переговорного процесса.
Высший знак внимания – встреча приглашенной делегации у трапа самолета, но если нет такой возможности, то можно ограничиться встречей в зале прилета.
Первым при встрече представляется глава принимающей стороны. В случае, когда с ним приехала супруга, он представляет и ее. Вторым представляется глава приглашенной стороны и соответственно представляет свою супругу.
После знакомства глав делегаций и их супруг проходит представление сотрудников по рангам: сначала это делает встречающая сторона, затем прибывшая. Если среди встречающих есть женщины, то сначала по рангам представляют их, затем мужчин. При встрече делегации в аэропорту или на вокзале глава принимающей стороны должен вручить цветы всем без исключения женщинам, прибывшим в составе делегации. Цветы лучше преподносить завернутыми в целлофан или подарочную упаковку, если они вручаются на улице.
Встречая в аэропорту делегацию из Франции, руководитель одной небольшой ювелирной компании допустил ошибку, которая позже чуть не стоила ему потери выгодного контракта. Не уточнив, сколько будет женщин в составе делегации, он приехал на встречу только с одним букетом цветов и подарил его старшей из дам, так как еще две женщины в прибывшей группе по возрасту были явно моложе.
Как оказалось, это были личный помощник руководителя компании, который имел не последнее слово, и дизайнер. А дама, которой были преподнесены цветы, – переводчик с французской стороны. В результате допущенной оплошности – неверная расстановки приоритетов и невнимательность к другим женщинам, принимающим решение в этой компании, – начало переговоров было затруднено