Международный деловой этикет на примере 10 стран мира - стр. 21
Нужно отвечать на письма с вложениями: подтвердить, что все дошло и нормально открылось. Заканчивать диалог должен его инициатор – при переписке по e-mail это одно из основных правил.
При ответе можно цитировать письмо партнера по переписке в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст вопроса или обсуждаемой темы. Включение нужных частей текста из исходного письма в сообщение поможет получателю быстрее понять, о чем идет речь. Лучше цитировать действительно нужные фразы, необходимые для поддержания и пояснения смысла.
В конце электронного письма принято использовать шаблон подписи – небольшой блок текста, который однозначно идентифицирует отправителя письма. Как правило, это несколько возможных способов связи с отправителем письма (номера телефонов и факса). Рекомендуемая длина подписи – 4–7 строк, максимум.
И в заключение хотелось бы еще раз сказать о необходимости всегда откликаться на письма, бумажные или электронные, даже в том случае, если вы затрудняетесь ответить на поставленные вопросы.
В деловом мире тот, кто не отвечает на письма, считается безответственным и легкомысленным и, как вы понимаете, такому человеку не доверяют.
1.6. Правила подготовки к деловым переговорам
Переговоры лучше всяких войн находить умеют компромиссы
Георгий Александров
1.6.1. Правила встречи делегации и представлений
Любая внешнеэкономическая деятельность связана с ведением переговоров и общением с деловыми партнерами, потенциальными поставщиками, заказчиками или потребителями продукции и услуг. Результатом делового общения должно стать решение ряда стратегических и тактических задач и дальнейшее обоюдовыгодное сотрудничество.
Нередко допущенная ошибка, непродуманное действие, неверное поведение во время переговоров могут привести к формированию негативного мнения о компании, которое впоследствии будет довольно сложно изменить.
При деловом общении необходимо знание правил, связанных с подготовкой и проведением переговоров.
Деловые переговоры начинаются с того момента, когда одна из сторон выступает с предложением обговорить детали и условия сотрудничества. Если вторая сторона принимает такое предложение, наступает один из важных периодов – подготовка к переговорам. От того, насколько тщательно будет проведена подготовка к переговорам, зависит не только их конечный результат, но и сам процесс проведения переговоров.
Подготовка к переговорам включает в себя два основных этапа: решение организационных вопросов и проработку самого процесса переговоров. К организационным вопросам относятся: повестка дня, дата, время начала переговоров, количество переговорных раундов, регламент переговоров, место проведения переговоров, состав участников и их полномочия.
Программа переговоров должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. Ответственное за прием делегации лицо, как правило, утверждается руководством компании, и на него возложены обязанности составления такой программы.
Программа включает следующие пункты:
– встреча и проводы делегации,
– организация питания, обслуживания, размещение членов делегации в гостинице,
– предоставление транспорта,
– деловая часть,
– культурная программа,
– состав участников переговоров как с одной, так и с другой стороны,