Менеджмент: природа и структура организаций - стр. 12
Рузвельтовский метод сбора информации был основан на соревновательности. «Он вызывал к себе, – вспоминает один из помощников президента, – и просил раздобыть ему сведения по тому или иному сложному вопросу. Через несколько дней приносишь ему с трудом добытую информацию, и тут оказывается, что она ему уже известна, более того, что он знает такое, о чем ты и не подозревал. Он не рассказывал, откуда все узнавал, но после пары таких случаев ты начинал крайне внимательно относиться к своей информации»[12].
Станет понятно, откуда Рузвельт «все узнавал», если мы посмотрим на взаимосвязь межличностных и информационных ролей. Будучи лидером, менеджер формально и без труда может получать информацию от любого из подчиненных. Таким образом, как отмечалось выше, он узнает о своем подразделении гораздо больше, чем кто-либо другой. Кроме того, в роли посредника менеджер получает извне информацию, которая часто недоступна рядовым сотрудникам. В круге его деловых знакомств обычно много руководителей такого же ранга, которые являются информационными центрами в своих организациях или подразделениях. Именно так менеджеры создают свои мощные «базы данных».
Обработка информации – ключевой элемент работы менеджера. Мое исследование показало, что топ-менеджеры 40 % времени, посвященного общению, занимались исключительно передачей информации, а 70 % их входящей почты носило чисто информационный характер (то есть не являлось запросами на те или иные действия). Менеджер уходит с совещания или вешает трубку не для того, чтобы вернуться к работе. Общение во многом и есть его работа. Информационный аспект деятельности менеджера раскрывают три роли.
4. В качестве приемника менеджер постоянно отслеживает появление новой информации вокруг, расспрашивает партнеров и подчиненных. Кроме того, сведения поступают к нему сами по себе, в результате общения в созданной им сети личных контактов. Необходимо помнить, что немалая часть такой информации передается в устной форме, в виде слухов, догадок и предположений. Благодаря деловым связям менеджер имеет возможность собирать такую «мягкую» информацию для своей организации.
5. Большую часть получаемых сведений менеджер передает и распространяет. То, что он узнает извне посредством личных связей, может быть полезно внутри организации. В роли распространителя менеджер передает часть этих ценных данных подчиненным, которым они иначе были бы недоступны. Более того, если прямое общение между сотрудниками осложнено, менеджеры иногда передают информацию от одного к другому.
6. В роли представителя менеджер распространяет информацию за пределами своего подразделения: например, когда президент компании выступает с речью или бригадир предлагает поставщику модификацию продукта. Кроме того, роль представителя предполагает, что менеджер снабжает информацией тех, кто имеет влияние и контроль над его подразделением. Особенно много времени на общение с такими людьми отводят топ-менеджеры, отчитываясь перед акционерами и советом директоров о финансовых результатах, убеждая сообщества потребителей, что организация выполняет свои социальные обязательства, и так далее.
Информация не является самоцелью, она нужна для принятия решений. Изучение управленческой работы четко показывает: менеджер играет главную роль в процессе принятия решений в своем подразделении. Только формальная власть способна задать подразделению новое направление развития, и только информационный центр обладает всеми необходимыми и актуальными сведениями, чтобы принимать решения, определяющие стратегию подразделения. Ролей, связанных с принятием решений, четыре.