Кадровое делопроизводство - стр. 3
2
Каждая организация самостоятельно определяет структуру и содержание инструкции (количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) в зависимости от направления деятельности, объема документооборота, наличия технических средств и т.п.
3
В структуру текста инструкции по делопроизводству включаются общие положения, тематические разделы и приложения
4
В инструкции по делопроизводству необходимо закрепить следующие правила:
● правила создания, оформления и организации работы с документами;
● правила ведения различных учетных форм, формирования, ведения и хранения дел;
● правила регистрации документов в кадровой службе, определения состава регистрируемой документации, сроки, формы, методы регистрации;
● правила заполнения кадровых документов
Также необходимо привести в качестве приложения к инструкции шаблоны используемых регистрационных форм
5
Инструкция по делопроизводству может содержать приложения, в качестве которых могут приводиться:
● образцы бланков документов;
● образцы документов, не имеющих унифицированных форм
6
Инструкцию по делопроизводству можно утвердить посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания приказа
Ответственность за организацию делопроизводства
1
На руководителя организации возлагается ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность (абз. 1 п. 7 Инструкции № 4)
Примечание. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел (абз. 1 п. 7 Инструкции № 4)
2
На руководителя структурного подразделения организации возлагается ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в соответствующих подразделениях, их сохранность. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. (абз. 2 п. 7 Инструкции № 4)
3
Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, а также несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов необходимо немедленно сообщать руководителю подразделения и в службу документационного обеспечения управления
4
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п. 7 Инструкции № 4)
5
Контроль состояния делопроизводства в организациях осуществляется органами архивного дела и делопроизводства, государственными архивными учреждениями и вышестоящими организациями (п. 8 Инструкции № 4)
2.2. Общие правила (требования) к оформлению документов
Правила оформления
1
Для придания документу юридической силы необходимо наличие таких обязательных реквизитов, как:
● наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;