Кадровое делопроизводство - стр. 24
1
После подписания исходящих документов руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией они регистрируются в день их подписания в РКК или журнале регистрации исходящих документов
2
Исходящие документы делятся на инициативные и ответные (подп. 141.2 п. 141 Инструкции № 4):
● индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например, 7-12/27;
● регистрационным индексом ответного исходящего документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа
Регистрация внутренних документов
1
Регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы (подп. 142.1 п. 142 Инструкции № 4)
2
Для регистрации внутренних документов можно завести отдельный журнал или при небольшом количестве документов регистрировать в одном журнале с исходящими документами
3
Регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов:
● журнал (книга) учета личных дел;
● журнал регистрации должностных инструкций;
● журнал регистрации договоров и др.
Регистрация распорядительных документов
1
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно от других внутренних документов (подп. 142.3 п. 142 Инструкции № 4)
2
Распорядительные документы по личному составу, для которых законодательством установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно:
● приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет – порядковый регистрационный номер, дополненный литерой «к»;
● приказы по личному составу со сроком хранения 3 года – порядковый регистрационный номер, дополненный литерой «л»
7.2. Табель учета использования рабочего времени
Требования к оформлению табеля учета использования рабочего времени
В соответствии с ч. 1 ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Как правило, учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях учета использования рабочего времени. Законодательством не определена форма табеля учета использования рабочего времени, поэтому наниматель вправе самостоятельно утвердить форму, в т.ч. установить условные обозначения, применяемые при его заполнении, путем издания приказа об утверждении унифицированной формы табеля учета использования рабочего времени
Шапка документа
Включает полное наименование организации, наименование структурного подразделения, код формы, название, дату документа и гриф утверждения
Реквизит «Код организации»
1
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа (п. 38 Инструкции № 4)
2
Органы государственной власти и управления проставляют код по ОКРБ 004-2014
3
Иные организации проставляют код по ОКРБ 018-2003
Примечание. Необходимость проставления кода по ОКРБ 004-2014 или ОКРБ 018-2003 на бланках определяется организацией (п. 38 Инструкции № 4)
Реквизит «Код документа»
1
Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации