Кадровое делопроизводство - стр. 23

 Инструкции № 4). Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4).

Виды

Срок хранения

Примеры приказов

1

По основной деятельности

10 лет

● о создании, реорганизации и ликвидации организации;

● об установлении режима работы и внесении изменений в него;

● о создании комиссии;

● о распределении обязанностей между руководством;

● об утверждении организационных документов;

● о делегировании полномочий;

● о внесении изменений в структуру и штатную численность

2

По личному составу

55 лет

литера «к»

● о приеме на работу (назначении на должность);

● о переводе на другую постоянную работу;

● о перемещении;

● об увольнении (освобождении от занимаемой должности);

● о награждении, поощрении, премировании;

● о продлении трудовых договоров (контрактов);

● о заключении новых трудовых договоров (контрактов);

● о переводе на контрактную форму найма;

● об установлении надбавок, доплат;

● о временном переводе;

● об отстранении от работы;

● о допуске к работе;

● об установлении (отмене) неполного рабочего времени;

● о присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

● о повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов;

● о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

● о предоставлении социальных отпусков;

● об изменении фамилии, собственного имени, отчества работников

3 года

литера «л»

● о предоставлении трудовых отпусков,

● об отзыве из трудового отпуска;

● о наложении дисциплинарных взысканий;

● досрочном снятии дисциплинарных взысканий;

● о назначении дежурных, служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу;

● об оказании матпомощи;

● о направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)

3

По административно-хозяйственным вопросам

3 года

● о выдаче служебных удостоверений, пропусков;

● об утверждении графика дежурств работников;

● и др.

7. Оформление учетной и регистрационной кадровой документации

 7.1. Регистрация документов

Порядок регистрации документов

В качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК). Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) устанавливается самой организацией и закрепляется в инструкции по делопроизводству

Регистрация входящих документов

1

Регистрируются в день поступления в РКК или журнале регистрации входящих документов

2

Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп. 140.7 п. 140 Инструкции № 4), например, 17/1-1, (где 17 – порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года; 1-14 – номер дела, в которое будет подшит входящий документ)

Регистрация исходящих документов

1

После подписания исходящих документов руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией они регистрируются в день их подписания в РКК или