Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства - стр. 46

– проверок, в котором ставятся подписи представителей государственных инспекций;

– ознакомления с правилами распорядка в организации, должностными инструкциями;

медосмотров;

– ознакомления с правилами пожаробезопасности.

Помимо ведения журналов и книг, специалист по кадровому делопроизводству должен вести документы содержащие в себе отчётную информацию и предоставлять их вовремя в соответствующие государственные органы:

СЗВ-ТД при увольнении;

СЗВ-ТД при приёме на работу;

СЗВ-ТД при приёме на работу совместителя;

СЗВ-ТД при переводе;

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц;

Сведения о застрахованных лицах;

Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные взносы;

Карта первичного воинского учёта;

Карточка учёта организации в военкомате;

Бланк формы СЗВ-ТД;

Приказ Росстата № 457 с новыми формами кадровой отчётности;

Приказ Росстата № 462 с новыми формами кадровых отчётов.

Все обязательные кадровые отчёты распределяются по времени на годовые (СЗВ-СТАЖ, 7-травматизм), квартальные (ДСВ-3), ежемесячные – СЗВ-ТД о переводе, подаче заявления о способе учёта страхового стажа, П-4, и на отчёты, которые формируются по мере необходимости – сведения в военкоматы о трудоустройстве и увольнении военнообязанных сотрудников, уведомления в МВД от приёме (увольнении) иностранца и т.д.

Так как происходит реформирование делопроизводства как системы и её перенос на цифровые рельсы, различные требования к количеству и качеству документации постоянно корректируется. А это означает, что «держать руку на пульсе» кадровик должен непрерывно, и постоянно отслеживать все нововведения связанные со своей работой.

В самом минимальном варианте ведение документа – это его оформление в строгом соответствии с установленными требованиями, внесение в него необходимой информации в должном порядке, объёме и в надлежащие сроки.

Хранения документов – это комплекс требований по систематизации и архивированию бухгалтерских, кадровых и нормативных локальных актов организации. Все документы, имеющие отношение к компании, имеют разные сроки хранения. При несоблюдении правил предусмотрена административная ответственность, различные штрафы, как для юридических лиц, так и должностных лиц.

Свидетельство о регистрации компании и её устав – это самые главные документы, без которых ведение бизнеса невозможно в принципе. Понять, что вы имеете дело с юридическим лицом, позволяет наличие именно учредительных документов, соответствующих требованиям ст. 52 Гражданского Кодекса РФ. Их состав и количество зависит от организационно-правовой формы организации. Минимальным пакетом учредительных документов может быть один лишь устав организации, свидетельство о регистрации, присвоенные ИНН и КПП. Ещё существуют такие документы, как учредительный договор, реестр ценных бумаг и их владельцев, и так далее.

Все эти документы являются правоустанавливающими, нормативными, обладающими юридической силой и оформленные на материальном бумажном носителе. Хранятся эти документы в соответствии с требованиями ст. 50 Федерального закона №14-ФЗ от 08.02.1998, закона об архивном деле и приказов Росархива. В случае ликвидации организации, эти документы сдаются в архив. При ведении электронного документооборота, электронные аналоги могут быть приравнены к бумажным оригиналам.