Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства - стр. 45

Ведение кадровых документов в рамках кадрового учёта, это:

формирование личных дел сотрудников;

расчёт и начисление заработной платы, премий и иных выплат;

составление расписания штата;

учёт рабочего времени;

оформление справок, заявлений и больничных листов;

сдачу периодической отчётности в органы налоговой инспекции, статистики и ПФР;

составление графика отпусков и контроль за их исполнением;

подготовку кадровых приказов;

ведение документации по найму новых работников;

аттестацию и оценку сотрудников;

соблюдение правила защиты личных данных работников;

ведение воинского учёта.

В зависимости от масштабов организации каждый из пунктов может быть представлен целым отделом с несколькими работниками в каждом, а может весь список быть исполняться единственным работником. Часто в маленьких фирмах, кадровым учётом занимается главный бухгалтер, так как обладает необходимыми знаниями по ведению первичной документации. От количества работников и сложности бизнес-процессов зависит объём обрабатываемых документов, так как существует два их вида: обязательные документы в организации и необязательные.

Само ведение документа – это работа с ним на протяжении всего его «жизненного цикла»: от создания (получения) документа, до его списания в архив (уничтожение по завершению срока хранения). С одними документами срок работы достаточно короткий, например приказ разрабатывается, согласовывается, утверждается, доводится до сведения, списывается в архив. А у других фаза активного взаимодействия с кадровиком достаточно интенсивна и продолжительна. К таким документам относятся, в том числе, всевозможные журналы и книги учёта, контроля и тому подобные:

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности;

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 75 лет;

Журнал учёта листков сообщений и корешков к ним;

Книга по учёту бланков специального воинского учёта;

Книга учёта передачи бланков специального воинского учёта, военных билетов и личных карточек;

Журнал регистрации работников, выбывающих в командировку;

Журнал регистрации уведомлений;

Журнал регистрации заявлений;

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 5 лет;

Журнал регистрации записок, представлений;

Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек;

Книга учёта движения трудовых книжек;

Журнал регистрации актов;

Журнал регистрации справок;

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

Журнал проверок состояния воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

Журнал регистрации направлений на медосмотр.

Количество журналов учёта и регистраций чего-либо может быть неограниченное количество. Не всегда на первый взгляд бюрократия в организации отвечает принципу целесообразности. Но если рассмотреть ситуацию пристальнее, становятся понятны мотивы руководства введение в документооборот какого-то журнала. Обычно это сигнализирует о некачественной формализации и отработке бизнес-процессов в компании, следствием чего и является введение дополнительной промежуточной точки контроля. Грамотное переформатирование трудовых функций позволяет устранить избыточные процедуры и повысить эффективность бизнес-процессов в целом.

В компании обязательно должны присутствовать и вестись следующие журналы:учёта трудовых книжек сотрудников, их перемещения;