Аудит кофейни 50 инструкций, 50 чек-листов - стр. 62
Установка Минимального и Максимального Уровня Запасов: Определите минимальный уровень запаса, при котором необходимо сделать заказ, и максимальный уровень запаса, который нужно поддерживать.
Регулярный Мониторинг Запасов: Проводите инвентаризацию запасов регулярно (еженедельно/ежемесячно) для выявления излишков или дефицита товаров.
Управление Срок Годности: Внедрите систему контроля сроков годности и используйте товары с истекающим сроком годности в первую очередь.
VI. Мониторинг и Корректировка Стратегии
Регулярный Анализ Показателей: Отслеживайте ключевые показатели эффективности (KPI):
Затраты на закупки
Оборачиваемость запасов
Уровень просрочки
Своевременность доставки
Корректировка Стратегии: Вносите изменения в стратегию закупок на основе результатов анализа KPI и изменений рыночной ситуации.
VII. Дополнительные Советы:
Использование Программного Обеспечения: Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для управления запасами и закупками.
Установление Долговременных Отношений с Поставщиками: Построение доверительных отношений с поставщиками может привести к более выгодным условиям сотрудничества.
Обучение Персонала: Обучите персонал правилам управления запасами и закупками.
Разработка и внедрение эффективной стратегии закупок – это непрерывный процесс, требующий постоянного мониторинга и корректировки. Следуя этой инструкции, вы сможете оптимизировать свои операционные процессы, снизить затраты и повысить прибыльность своей кофейни.
2.1.1.2. Чек-Лист Оптимизации Закупок и Запасов в Кофейне: Детальная Инструкция
Этот чек-лист предназначен для систематической оценки и улучшения процессов закупок и управления запасами в кофейне. Он разделен на этапы, соответствующие шагам из предыдущей инструкции, с детальными вопросами и задачами для выполнения.
I. Анализ Текущей Ситуации (Оценка Существующей Практики)
Анализ Затрат на Закупки:
Составлен полный список всех закупаемых товаров (кофе, молоко, сахар, сиропы, чай, выпечка, стаканчики, крышки, салфетки, упаковочные материалы и т.д.).
Определена средняя стоимость каждого товара за месяц/квартал.
Рассчитаны общие затраты на закупки за период (месяц/квартал).
Проанализированы затраты по категориям товаров (кофе, молоко, выпечка и т.д.).
Определены товары с самыми высокими затратами.
Анализ Условий Оплаты:
Составлен список всех текущих поставщиков.
Задокументированы условия оплаты для каждого поставщика (предоплата, отсрочка платежа, рассрочка).
Определены процентные ставки при использовании кредитных линий или рассрочек.
Оценены риски просрочки платежей и связанных с ними штрафов.
Анализ Доставки:
Определен способ доставки для каждого товара (самостоятельно, через поставщика, транспортная компания).
Рассчитана стоимость доставки для каждого способа.
Оценена своевременность и надежность текущей системы доставки.
Определены проблемы с доставкой (задержки, повреждения товара, нехватка транспорта).
Анализ Запасов:
Проведена инвентаризация запасов каждого товара.
Рассчитана оборачиваемость запасов для каждого товара.
Определены товары с высоким уровнем просрочки или истекшего срока годности.
Оценен объём занимаемого пространства для хранения запасов.
II. Определение Целей Стратегии Закупок (Цели должны быть SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound)