Аудит кофейни 50 инструкций, 50 чек-листов - стр. 63
Определена цель по снижению затрат на закупки (например, снижение на 5% в течение 6 месяцев).
Определены критерии для выбора поставщиков (качество, цена, надежность, условия оплаты, логистика).
Определена цель по оптимизации запасов (например, сокращение уровня запасов на 10% без ущерба для бесперебойного снабжения).
Определена цель по сокращению просрочки (например, снижение уровня просрочки на 50% в течение 3 месяцев).
III. Разработка Стратегии Закупок: Выбор Поставщиков
Составлен список потенциальных поставщиков для каждого вида товара.
Отправлены запросы предложений (RFP) нескольким поставщикам.
Проведен тендер среди потенциальных поставщиков.
Оценены предложения поставщиков по следующим критериям:
Цена
Качество продукции
Условия оплаты
Сроки и условия доставки
Репутация поставщика (отзывы, рекомендации)
Выбраны оптимальные поставщики для каждого вида товара.
Заключены договоры с выбранными поставщиками, четко прописав:
Цены и условия их изменения
Сроки и условия доставки
Условия оплаты
Ответственность за качество продукции
Условия расторжения договора
IV. Определение Условий Оплаты и Доставки
Условия Оплаты:
Проведены переговоры с поставщиками о возможности получения отсрочки платежа (например, 30-60 дней).
Рассмотрена возможность предоплаты в обмен на скидки.
Разработан план оптимизации денежного потока для своевременной оплаты счетов.
Условия Доставки:
Оценена стоимость доставки различными способами (самостоятельно, через поставщика, транспортная компания).
Рассмотрена возможность консолидации заказов от разных поставщиков для снижения стоимости доставки.
Разработан оптимальный маршрут доставки для минимизации времени и затрат на топливо.
V. Оптимизация Запасов (Управление Запасами)
Проведен ABC-анализ товаров:
Определены товары категории A (высокоценные).
Определены товары категории B (среднеценные).
Определены товары категории C (низкоценные).
Рассчитан оптимальный размер заказа (EOQ) для товаров категории A.
Установлены минимальные и максимальные уровни запасов для каждого товара.
Разработан график регулярного мониторинга запасов (еженедельно/ежемесячно).
Внедрена система контроля сроков годности:
Товары с истекающим сроком годности используются в первую очередь.
Проводится проверка сроков годности при каждой инвентаризации.
VI. Мониторинг и Корректировка Стратегии
Определены ключевые показатели эффективности (KPI):
Затраты на закупки
Оборачиваемость запасов
Уровень просрочки
Своевременность доставки
Разработан график мониторинга KPI (ежемесячно/ежеквартально).
Проведен анализ результатов мониторинга.
Внесены корректировки в стратегию закупок на основе анализа KPI и изменений рыночной ситуации.
VII. Дополнительные Задачи:
Рассмотрена возможность использования программного обеспечения для управления запасами и закупками.
Установлены долгосрочные отношения с ключевыми поставщиками.
Проведено обучение персонала правилам управления запасами и закупками.
Разработан план действий на случай чрезвычайных ситуаций (например, перебои в поставках).
Замечания:
Этот чек-лист является общим руководством и может быть адаптирован под конкретные потребности вашей кофейни.
Регулярный мониторинг и корректировка стратегии закупок являются ключевыми факторами успеха.