Аудит кофейни 50 инструкций, 50 чек-листов - стр. 36
1.6.1. Инструкция: Аудит Текущего Состояния Логистики и Поставок Кофейни
Эта инструкция поможет вам провести всесторонний аудит логистики и поставок вашей кофейни, выявить слабые места и определить возможности для оптимизации. Аудит охватывает оценку эффективности цепочки поставок, условий работы с поставщиками, сроков доставки и хранения продуктов.
Цель аудита: Оптимизация логистических процессов для снижения затрат, улучшения качества обслуживания клиентов и обеспечения бесперебойного снабжения кофейни необходимыми ингредиентами и расходными материалами.
Этапы аудита:
1. Подготовка к Аудиту (1-2 дня)
Определение области аудита: Убедитесь, что вы охватываете все аспекты логистики и поставок: от заказа сырья до доставки готового продукта клиенту.
Формирование команды: Определите ответственных за проведение аудита. Это могут быть сотрудники кофейни (менеджер по закупкам, бариста с опытом работы), консультант или внешняя компания.
Сбор данных: Заранее подготовьте необходимые документы и информацию:
Список поставщиков с контактными данными и условиями сотрудничества.
Договоры с поставщиками (контракты, соглашения).
История заказов за последние 6-12 месяцев (объемы, стоимость, сроки доставки).
Данные о запасах: текущие остатки сырья и расходных материалов.
Информация о логистических затратах (транспортные расходы, хранение, страхование).
Схема логистической цепочки кофейни (от поставщика до клиента).
Данные о потерях и списаниях продуктов из-за истекшего срока годности или повреждений.
Отзывы клиентов о скорости обслуживания и наличии необходимых ингредиентов.
2. Оценка Эффективности Цепочки Поставок (3-5 дней)
Анализ текущей цепочки поставок:
Определите ключевых игроков в вашей цепочке: поставщики сырья, транспортные компании, складские помещения.
Визуализируйте процесс от заказа до доставки: опишите каждый этап и ответственных за него лиц.
Выявите потенциальные узкие места и риски на каждом этапе.
Оценка ключевых показателей эффективности (KPI):
Срок выполнения заказа: Время между размещением заказа и его получение.
Точность заказа: Процент заказов, выполненных без ошибок (неправильный объем, качество).
Стоимость логистики: Общая стоимость транспортировки, хранения и управления запасами.
Уровень запасов: Оптимальное количество сырья и расходных материалов на складе для удовлетворения спроса без излишних затрат.
Оборачиваемость запасов: Как быстро запасы превращаются в продажи (чем быстрее, тем лучше).
Процент списаний: Доля продуктов, списанных из-за истекшего срока годности или повреждений.
Использование инструментов анализа:
SWOT-анализ: Оценка сильных и слабых сторон цепочки поставок, а также возможностей и угроз.
Диаграмма Исикавы (Fishbone Diagram): Помогает выявить причины проблем в логистике и поставках.
3. Оценка Условий Работы с Поставщиками (2-3 дня)
Оценка надежности поставщиков:
Проверьте репутацию поставщиков: отзывы других клиентов, финансовую устойчивость.
Оцените качество продукции и соответствие стандартам.
Убедитесь в способности поставщика выполнять заказы в срок и в полном объеме.
Анализ условий сотрудничества:
Сравните цены и условия оплаты у разных поставщиков.
Проверьте наличие гибких условий поставки (минимальный объём заказа, сроки доставки).
Оцените возможности для долгосрочного сотрудничества и получения скидок.