Аудит кофейни 50 инструкций, 50 чек-листов - стр. 38

I. Подготовка к Аудиту (1-2 дня)

Определение области аудита:

 Охват всех этапов: от заказа сырья до доставки готового продукта клиенту.

 учёт логистики, закупок, хранения и транспортировки.

Формирование команды:

 Назначение ответственного за проведение аудита (менеджер по закупкам, бариста с опытом).

 Определение ролей и обязанностей каждого члена команды.

Сбор данных:

 Список поставщиков: ФИО контактного лица, телефон, email, условия сотрудничества.

 Договоры с поставщиками: Срок действия, условия оплаты, штрафы за просрочку.

 История заказов (6-12 месяцев): Объемы заказанных продуктов, стоимость, сроки доставки, причины отклонений.

 Данные о запасах: Текущие остатки сырья и расходных материалов по категориям.

 Информация о логистических затратах: Транспортные расходы (топливо, оплата водителей), аренда склада, страхование.

 Схема логистической цепочки: Визуальное представление процесса от поставщика до клиента.

 Данные о потерях и списаниях: Причины списания продуктов (истекший срок годности, повреждения), стоимость потерь.

 Отзывы клиентов: О скорости обслуживания, наличии необходимых ингредиентов.

II. Оценка Эффективности Цепочки Поставок (3-5 дней)

Анализ текущей цепочки поставок:

 Идентификация ключевых игроков: Поставщики сырья (кофе, молоко, сахар), поставщики расходных материалов (фильтры, стаканы), транспортные компании.

 Описание каждого этапа процесса: Заказ → Транспортировка → Приёмка → Хранение → Использование.

 Выявление потенциальных узких мест: Задержки на каком этапе? Недостаток складского пространства?

 Оценка рисков: Перебои с поставками, колебания цен, проблемы с качеством.

Оценка KPI:

 Срок выполнения заказа: Рассчитать средний срок доставки от разных поставщиков.

 Точность заказа: Процент заказов без ошибок (неправильный объем, качество).

 Стоимость логистики: Рассчитать общую стоимость логистики за период.

 Уровень запасов: Оценить текущий уровень запасов по категориям.

 Оборачиваемость запасов: Рассчитать оборачиваемость запасов для ключевых ингредиентов.

 Процент списаний: Определить процент списанных продуктов из-за истекшего срока годности или повреждений.

Инструменты анализа:

 SWOT-анализ: Оценка сильных и слабых сторон, возможностей и угроз цепочки поставок.

 Диаграмма Исикавы (Fishbone Diagram): Выявление причин проблем в логистике и поставках.

III. Оценка Условий Работы с Поставщиками (2-3 дня)

Оценка надежности поставщиков:

 Проверка репутации: Отзывы других клиентов, финансовая устойчивость.

 Оценка качества продукции: Соответствие стандартам, сертификаты качества.

 Способность к выполнению заказов: Сроки выполнения заказов, готовность к сотрудничеству.

Анализ условий сотрудничества:

 Сравнение цен и условий оплаты: Анализ предложений от разных поставщиков.

 Гибкость условий поставки: Минимальный объём заказа, сроки доставки, возможность изменения объёма заказа.

 Возможности для долгосрочного сотрудничества: Скидки за большие объемы, специальные условия для постоянных клиентов.

Управление рисками:

 Идентификация рисков: Задержки поставок, повышение цен, снижение качества продукции.

 Разработка планов действий: Альтернативные поставщики, страхование рисков.

IV. Оценка Сроков Доставки и Хранения Продуктов (2-3 дня)

Анализ сроков доставки:

 Фактические сроки доставки vs заявленные: Сравнение фактических сроков с указанными в договорах.