Тайм-менеджмент 2.0 - стр. 23
Как научиться доверять при делегировании?
Оцените компетенции сотрудников. Прежде чем передать задачу, убедитесь, что человек обладает достаточными навыками для её выполнения. Если сотрудник недостаточно компетентен, предоставьте ему обучение или поддерживайте его на первых этапах.
Передавайте полномочия. Делегирование – это не просто передача задач, но и передача полномочий для принятия решений. Если вы хотите, чтобы задача была выполнена качественно и вовремя, дайте человеку возможность самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции.
Чётко формулируйте ожидания. Доверие не исключает контроля. Чтобы избежать недоразумений, важно чётко сформулировать свои ожидания: какие результаты вы ждёте, в какие сроки и на каком уровне качества. Это помогает избежать разочарований и сохранять контроль над процессом.
Контроль и обратная связь
Контроль над выполнением задач – это не микроменеджмент, а важная часть делегирования. Контроль позволяет убедиться, что задачи выполняются в срок и на должном уровне качества, а также выявить проблемы на ранних этапах.
Регулярные отчёты. Важно поддерживать регулярное общение с теми, кому вы делегировали задачи. Это могут быть еженедельные отчёты о прогрессе, встречи или переписка по электронной почте. Такие отчёты помогают следить за ходом выполнения задач и вовремя корректировать работу, если что-то идёт не так.
Установка контрольных точек. Для крупных проектов полезно устанавливать промежуточные контрольные точки, когда результат можно оценить и при необходимости внести изменения. Это помогает избежать накопления ошибок и упущенных сроков.
Обратная связь. После завершения задачи важно дать обратную связь исполнителю. Если задача выполнена хорошо, обязательно отметьте это, чтобы мотивировать человека на дальнейшую работу. Если были допущены ошибки, дайте конструктивные рекомендации по их исправлению, но без обвинений.
Баланс между контролем и доверием
Успешное делегирование требует баланса между контролем и доверием. Если вы будете слишком сильно контролировать каждую мелочь, это приведёт к снижению мотивации сотрудников и к микроменеджменту. Если же вы полностью уберёте контроль, это может привести к тому, что задачи не будут выполнены в срок или на должном уровне. Найдите "золотую середину" – контролируйте процесс, но не мешайте своим сотрудникам проявлять инициативу.
Использование современных инструментов для делегирования (Asana, Trello)
Сегодня технологии значительно упростили процесс делегирования. Существуют десятки инструментов и платформ, которые помогают распределять задачи между членами команды, отслеживать их выполнение и предоставлять отчётность. Эти инструменты облегчают коммуникацию, повышают прозрачность процессов и помогают избежать недоразумений при делегировании.
Основные функции инструментов для делегирования
Постановка задач. В большинстве инструментов для делегирования можно создавать задачи, назначать ответственных, устанавливать дедлайны и добавлять описание работы. Это помогает чётко формулировать требования и ожидания.
Отслеживание выполнения. Современные инструменты предоставляют возможность отслеживать ход выполнения задач в реальном времени. Вы можете видеть, на каком этапе находится задача, кто над ней работает и что уже сделано.