Событие под ключ: Полный гайд по организации - стр. 2
Перейдём к конкретике. Если задача – обучить участников новым навыкам, стоит выбрать формат с интерактивными элементами. Это могут быть тренинги или имитационные упражнения, где люди не просто слушают, а работают своими руками. Ключ к успеху – вовлечение через практику. Например, на тренинге по управлению проектами вместо сухой теории можно разбить участников на команды и дать им задание разработать небольшой проект за один день. Такой подход значительно улучшает запоминание материала.
Ещё один важный критерий выбора – аудитория. Глобальная онлайн-конференция с тысячами участников идеально подойдёт, если нужно охватить много людей без расходов на поездки и аренду. В то же время корпоративное мероприятие для узкого круга топ-менеджеров лучше проводить в формате закрытых круглых столов или бизнес-завтраков в непринуждённой обстановке. Это способствует глубокому обмену мнениями и укреплению доверительных отношений.
Не забывайте обратить внимание на пространство и технические условия. Если планируется творческое мероприятие с активным вовлечением, например хакатон, убедитесь, что помещение оснащено всем необходимым: удобными местами для групповой работы, стабильным интернетом и техникой. Без этого даже самые продуманные идеи могут провалиться на практике. Проведение хакатона в конференц-зале без розеток, мест для команд и с нестабильным Wi-Fi – верный путь к неудаче.
Также учитывайте формат времени: будет ли мероприятие однодневным или многодневным, синхронным или асинхронным, очным, дистанционным или смешанным. Чтобы сделать правильный выбор, ответьте себе на вопрос: нужно ли участникам всё время быть на связи, или достаточно получить материалы и возвращаться к ним в удобное время? Для максимально гибкого обучения подойдёт асинхронный онлайн-формат с видеозаписями и форумами поддержки. А если важен живой обмен, например, на публичных дебатах, нужен синхронный формат.
При выборе формата ориентируйтесь на сочетание нескольких факторов: цели, аудиторию, временные рамки и пространство. Не стоит выбирать формат по привычке или потому, что так делают другие – учитывайте специфику своих задач. Если хотите наладить личные отношения с ключевыми клиентами, лучше устроить тематический ужин в уютном ресторане, а не масштабный форум на 500 и больше человек.
Для удобства можно составить «таблицу выбора формата». В столбцах разместите цели мероприятия (привлечение контактов, обучение, презентация, брендирование и другие), в строках – возможные форматы (семинар, практическое занятие, конференция, встреча для знакомства, онлайн-курс и так далее). Для каждого пересечения оцените, насколько выбранный формат поможет достичь цели, перечислите плюсы и минусы. Это очень наглядный и удобный инструмент для принятия решения.
Пример из практики: один заказчик планировал масштабную презентацию продукта и собирался провести её в классическом стиле – с докладами и длинными слайдами. Мы предложили заменить формат на серию коротких интерактивных сессий с демонстрациями и вопросами-ответами, разделённых на тематические блоки, чтобы удержать внимание и повысить вовлечённость. В результате удержание аудитории выросло на 40%, а количество запросов после мероприятия увеличилось на 70%.
Итог: выбор формата должен основываться на чётком понимании целей и особенностей аудитории, а не на шаблонах или прошлом опыте. Важно также учитывать технические возможности и временные рамки, всегда нацеливаясь на результат. Подходите к выбору внимательно, проверяйте и корректируйте планы в ходе подготовки – это главный путь к успеху вашего события.