Кадровое делопроизводство - стр. 28

● НПА (декреты и указы Президента, законы, постановления Совета Министров и др.);

● учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

● распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

● распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

● организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

● протоколы;

● планы;

● отчеты;

● договоры;

● справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

● переписка;

● учетно-регистрационные формы

7

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться

ВАЖНО!

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.) (подп. 165.2 п. 165 Инструкции № 4)

Графа 3 «Количество дел (томов, частей)»

Заполняется в конце делопроизводственного года, указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (подп. 165.3 п. 165 Инструкции № 4)

Графа 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»

Указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно НПА, ЛПА (подп. 165.4 п. 165 Инструкции № 4)

Примечание. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются Центральной экспертной комиссией, экспертной комиссией организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или Центральной экспертной комиссией вышестоящих организаций (для иных организаций)

Графа 5 «Примечание»

Проставляются отметки:

● о переходящих делах;

● о незаведении дел;

● о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения;

● о выделении дел к уничтожению;

● об утрате дел;

● о лицах, ответственных за формирование дел;

● о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;

● о датах и индексах протоколов заседаний Центральной экспертной комиссии, экспертной комиссии организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов, и др. (подп. 165.4 п. 165 Инструкции № 4)

1

В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия НПА, использованных при определении сроков хранения дел

2

По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12 к Инструкции № 4. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации) (п. 167 Инструкции № 4)

 8.2. Формирование дел

Правила формирования распорядительных документов

1

Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются