Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства - стр. 18
Оформить личное дело работника, подшить к делу, зарегистрировать входящий документ и так далее – процедуры стандартные, имеющие чётко описанный алгоритм выполнения.
Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. Принять от курьера пакет с документом, зарегистрировать его, передать на рассмотрение, получить его обратно с наложенной резолюцией, отправить в архив, по истечению срока хранения – уничтожить, это и есть документооборот. Неправильно присвоенный регистрационный номер может вылиться в проигрыш дела в суде с контрагентом-должником, так как важная «бумажка» окажется не в той паке и таким образом «затеряется».
Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период.
Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определённый пункт обработки за единицу времени.
Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) При поступлении в организацию.
Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учётную форму.
Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационно-учётная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учёта, поиска и контроля.
Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.