Искусство делегирования. Как доверять другим и сохранять контроль - стр. 9

Когда вы передаете задачу сотруднику, важно учитывать, что человек может интерпретировать информацию по-своему. Каждый человек воспринимает задачу с учетом своих знаний, опыта и личных предпочтений. Поэтому важно не только дать указания, но и убедиться, что ваш исполнитель понимает задачу так, как это ожидается. Это требует от руководителя умения передавать информацию с максимальной ясностью, быть конкретным и избегать двусмысленных фраз.

Как же правильно сформулировать задачу, чтобы избежать недоразумений? Первый и основной принцип – это четкость и конкретность. Убедитесь, что задача описана так, чтобы исполнитель мог точно понять, что от него требуется. Начнем с того, что каждая задача должна быть определена с максимальной ясностью. Необходимо обозначить не только саму цель, но и все этапы, которые необходимы для ее достижения. Чем более конкретно и детализированно будет сформулирована задача, тем меньше вероятность того, что возникнут ошибки или путаница в процессе выполнения.

Следующий важный аспект – это определение срока выполнения задачи. Установление временных рамок важно не только для того, чтобы контролировать процесс, но и для того, чтобы исполнитель имел четкое представление о сроках выполнения работы. Одной из наиболее распространенных ошибок при делегировании является недостаток ясности в вопросе сроков. Когда сроки не обозначены, или указаны слишком размыто, исполнитель может откладывать выполнение задачи или, наоборот, не учитывать важность своевременного завершения. Установив четкие временные рамки, вы создаете структуру для выполнения задачи и мотивируете исполнителя к более организованной работе.

Очень важным элементом при формулировке задачи является определение ресурсов, которые понадобятся для ее выполнения. Нужно указать, какие именно ресурсы (информация, инструменты, доступы и т.д.) необходимы для выполнения задачи, и какие из них доступны исполнителю. Это позволяет избежать ситуации, когда сотрудник приступает к задаче, но не имеет в распоряжении всех необходимых материалов или данных. Если ресурс не предоставлен сразу, может возникнуть необходимость дополнительных задержек для получения недостающей информации или инструментов, что в свою очередь замедляет выполнение задачи.

Кроме того, важно обеспечить исполнителя достаточной обратной связью. Далеко не всегда задача будет выполнена с первого раза без необходимости внесения корректив. Поэтому, формулируя задачу, следует сразу предусмотреть возможность обратной связи, регулярных проверок и уточнений. Укажите, когда и каким образом вы хотите получать промежуточные отчеты о ходе выполнения задачи. Это поможет вам на ранних этапах выявить возможные проблемы и оперативно внести корректировки, если потребуется.

Задача должна быть не только ясной, но и мотивирующей. Важно не забывать, что сотрудники, как и любой другой человек, реагируют на задачи по-разному. Мотивация исполнителя является немаловажным аспектом в процессе делегирования. Когда задача сформулирована таким образом, что она вызывает интерес и вовлеченность сотрудника, вероятность успешного ее выполнения возрастает многократно. Хорошо сформулированная задача должна вдохновлять исполнителя на достижение цели, побуждать его к активному действию, а не быть для него очередным обременением.