Этикет бизнесмена. Официальный. Дружеский. Международный - стр. 12

Если вы набрали неправильный номер, извинитесь – очень невежливо просто бросить трубку, не сказав ни слова, но вызовут раздражение и ваши пространные объяснения. Если вы набрали номер и подсоединились к кому-то, перезвоните заново. Если вас прервали во время телефонного разговора, немедленно наберите номер снова, если звонок исходил от вас. Если же звонил ваш собеседник, подождите немного, и, если не перезвонит он, сделайте это сами.

То же относится и к внутрикорпоративным звонкам. Даже если вы звоните подчиненному, заставлять его ждать можно в случае крайней необходимости, и, несомненно, мелочно делать так из принципа, хотя случается и такое.

На телефонный звонок отвечайте тоже подобающим образом. Назовите себя или свой отдел. «Да» звучит довольно отрывисто, предпочтительно «Я слушаю». Проверьте, чтобы кто-либо всегда отвечал по вашему телефону в ваше отсутствие, и убедитесь, что это делают вежливо. Не упускайте случая перезвонить человеку, который оставил сообщение в ваше отсутствие. Чрезвычайно невежливо игнорировать звонки.

Не позволяйте звонить оставленному без присмотра телефону. Поднимите трубку и скажите: «Кабинет мистера Джонса», а затем предложите передать нужное сообщение.

Около телефона всегда должен лежать блокнот и карандаш, чтобы вы могли быстро записать нужное, не заставляя ждать человека на другом конце провода. Если вам нужно время, чтобы ответить на вопрос, предложите перезвонить, чтобы по возможности суметь выяснить то, что интересует собеседника.

Существующая практика, когда секретарь спрашивает: «Кто звонит?» – на самом деле противоречит этике, поскольку предполагается, что для одних людей вы на месте, а для других отсутствуете. Истинно вежливый руководитель поймет, что лучше всего отказаться от этого, даже рискуя принять несколько нежелательных звонков. В любом случае риск не слишком невелик, поскольку ваша секретарша, вероятно, узнает ваших постоянных собеседников и на сомнительный звонок, возможно, ответит: «Не уверена, на месте ли он, но сейчас выясню. Будьте любезны, скажите, о ком мне доложить?»

Необходимо проверить, насколько приветливы работники коммутатора компании. Также проверьте, чтобы телефонные операторы вашей компании не обращались к тем, кто звонит: «Уважаемый…» – что просто приводит в ярость некоторых людей.

Выпускаются специальные брошюры, подробно рассказывающие об этике бесед по телефону. Там подробно излагаются все нюансы, которые необходимо иметь в виду, чтобы беседа была не только продуктивна, но и соответствовала правилам хорошего тона.

Рождественский праздник для детей частых покупателей магазина двигался к успешному завершению. Он прошел без сучка без задоринки, и довольные шумные гости, все 300 душ, явно хорошо провели время. Шейла Блейк, глава отдела по связям с общественностью, которая придумала и организовала это мероприятие, вымоталась до предела, однако чувствовала глубокое удовлетворение от проделанной работы. Она даже сумела убедить национальное телевещание сделать репортаж об этом празднике. Журналисты задавали некоторым детям вопросы, снимали их на коленях Деда Мороза, камера скользила по столам, и наконец все было закончено, уехали.

Шейла только собралась пойти и проверить еще раз, в порядке ли малыши, когда увидела Кита Меннинга, управляющего по маркетингу, направлявшегося к ней с незнакомым мужчиной. «А это, – провозгласил Кит Меннинг, когда они подошли ближе, – Шейла Блейк, наш специалист по связям с общественностью. Она старается изо всех сил, но пока так ничего и не добилась». Нанеся удар ниже пояса, Меннинг представил незнакомца как нового главу компании.