Делопроизводство. Подготовка служебных документов - стр. 3

обычно излагаются выводы, предложения, просьбы, требования, решения, распоряжения, указания, рекомендации и т. п.[10]

Приложение к документу также правомерно рассматривать в качестве элемента его структуры. Структура приложения определяется формой представления текста.

Структура документа (части документа), представленного в виде анкеты или таблицы, как правило, соответствует структуре анкеты (таблицы).

Рис. 3.1. Трехчастная структура документов

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.), а характеристики, выраженные словесно, – согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным (словосочетанием) в именительном падеже (табл. 3.1).

Таблица 3.1 Структура таблицы

Сравнительная характеристика структур наиболее распространенных видов документов представлена в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Сравнительная характеристика структур распространенных видов документов

Под стилем[11] изложения документа понимается разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Уточним, что тексты документов компании излагаются деловым (официально-деловым) стилем, который, в частности, характеризуется:

♦ сжатостью, компактностью изложения, основанной преимущественно на экономном использовании языковых средств письменной речи;

♦ активным применением речевых клише;

♦ широким использованием общепринятой[12] терминологии и номенклатурных наименований;

♦ сравнительно частым включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур;

♦ распространенным употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также сложных союзов;

♦ внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для организации связи между частями сложных предложений;

♦ повествовательным способом изложения, основанным на использовании номинативных предложений с перечислениями;

♦ преобладанием предложений с прямым порядком слов;

♦ подчеркнутой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних, менее значительных фактов другим, более значительным (упоминаемым в тексте документа);

♦ отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля текста.

При составлении управленческих документов следует придерживаться нескольких основных правил, которые предполагают:

♦ выбор оптимальной формы изложения документа (см. ранее);

♦ выбор наиболее подходящих для изложения лексических средств языка: отдельных слов (в том числе терминов[13] и слов с универсальным значением), устойчивых словосочетаний (языковых формул и фразеологизмов (идиом)), вводных языковых оборотов и т. п. (см. ниже в этой главе);

♦ использование в составе предложений отдельных языковых средств (в частности, сокращений[14] (см. ниже в этой главе)).

Рекомендации по употреблению отдельных слов и устойчивых словосочетаний, наиболее часто используемых при подготовке документов