Аудит кофейни 50 инструкций, 50 чек-листов - стр. 75
I. Этап 1: Подготовка (1-7 дней)
1. Назначение Ответственного (0.5 дня, Низкая):
Определите сотрудника, ответственного за учёт запасов и ведение документации.
Предоставьте ему необходимые полномочия и ресурсы.
Согласуйте график работы с учетом необходимого времени для учета.
2. Инвентаризация Текущих Запасов (1-3 дня, Средняя):
Полностью инвентаризируйте все ингредиенты, расходные материалы и другие запасы.
Запишите количество каждого товара, его стоимость закупки и срок годности.
Определите текущую стоимость запасов (для начального Расчёта).
Выявите продукты с истекающим сроком годности для немедленного использования или утилизации.
3. Выбор Метода Учета (0.5 дня, Низкая):
Подтвердите выбор метода FIFO/FEFO (рекомендуется совместное использование).
Объясните принципы FIFO и FEFO всем сотрудникам, работающим с ингредиентами.
4. Выбор Инструмента Учета (1-3 дня, Средняя – Высокая):
Ручной учёт (Excel/Блокнот):
Создайте таблицу Excel или подготовьте блокнот для записи данных.
Определите структуру таблицы: Ингредиент, Дата поступления, Срок годности, Количество при поступлении, Количество использовано, Остаток, Стоимость закупки.
Программное обеспечение:
Исследуйте доступные программы для управления кофейнями (Toast, Square Point of Sale, Loyverse, iiko и др.).
Оцените функциональность, стоимость и удобство использования каждой программы.
Выберите программу, соответствующую потребностям вашей кофейни.
Заключите договор с поставщиком программного обеспечения.
5. Обучение Персонала (0.5-1 день, Средняя):
Проведите обучение ответственного сотрудника и других сотрудников, работающих с ингредиентами.
Объясните принципы FIFO/FEFO, правила учета запасов и использование выбранного инструмента учета.
Предоставьте письменные инструкции и памятки.
II. Этап 2: Внедрение (3-7 дней)
6. Маркировка Продуктов (1 день, Средняя):
Приобретите этикетки, наклейки или маркеры для маркировки ингредиентов.
Нанесите дату поступления и срок годности на каждый контейнер с ингредиентом.
Организуйте хранение ингредиентов таким образом, чтобы было легко идентифицировать дату поступления и срок годности.
7. Ежедневный учёт (Постоянно, Низкая):
Приёмка Товара:
Фиксируйте дату и количество каждого полученного продукта.
Записывайте стоимость закупки каждого товара.
Обновляйте информацию о запасах в выбранном инструменте учета.
Использование Продуктов:
Записывайте использование ингредиентов при приготовлении напитков и блюд.
Учитывайте все отходы и потери.
Контроль Сроков Годности (FEFO):
Ежедневно проверяйте сроки годности всех ингредиентов.
Используйте продукты с ближайшим сроком годности в первую очередь.
8. Организация Хранения (1 день, Средняя):
Разместите ингредиенты на полках и в холодильниках таким образом, чтобы обеспечить ротацию запасов (FIFO/FEFO).
Ингредиенты с ближайшим сроком годности должны быть легко доступны.
III. Этап 3: Анализ и Оптимизация (Постоянно)
9. Еженедельный Отчет (Еженедельно, Низкая – Средняя):
Составляйте отчет о текущем состоянии запасов, включая количество каждого ингредиента, стоимость и срок годности.
Анализируйте данные об использовании продуктов для выявления тенденций и проблемных зон.
10. Оптимизация Закупок (Еженедельно/Ежемесячно, Средняя):
На основе анализа данных корректируйте объемы заказов, чтобы избежать переизбытка и дефицита.