Аудит кофейни 50 инструкций, 50 чек-листов - стр. 73

Эта инструкция посвящена внедрению эффективной системы учета запасов в вашей кофейне. Правильный учёт запасов не только помогает избежать дефицита и переизбытка, но и снижает затраты, повышает прибыльность и улучшает качество обслуживания клиентов. Мы рассмотрим основные принципы, методы (FIFO и LIFO) и пошаговый план внедрения.

1. Почему важен учёт запасов в кофейне?

Снижение потерь: учёт позволяет выявлять продукты с истекающим сроком годности и предотвращать их порчу.

Оптимизация закупок: Анализ данных об использовании продуктов помогает определить оптимальное количество для заказа, избегая переизбытка и дефицита.

Улучшение качества обслуживания: Наличие необходимых ингредиентов гарантирует возможность приготовления всех позиций меню и удовлетворение потребностей клиентов.

Повышение прибыльности: Снижение потерь, оптимизация закупок и улучшенное качество обслуживания напрямую влияют на прибыль кофейни.

Точный учёт себестоимости: учёт запасов необходим для точного Расчёта себестоимости напитков и блюд, что важно для ценообразования и анализа рентабельности.

2. Основные принципы учета запасов в кофейне:

Регулярность: учёт должен быть систематическим и проводиться регулярно (ежедневно, еженедельно).

Точность: Важно вести точный учёт количества и состояния каждого ингредиента.

Прозрачность: Информация о запасах должна быть доступна для ответственных сотрудников.

Автоматизация (желательно): Использование программного обеспечения значительно упрощает и ускоряет процесс учета.

3. Методы Учета Запасов: FIFO и LIFO

В кофейне наиболее подходящими являются методы FIFO (First-In, First-Out) и FEFO (First Expired, First Out). LIFO обычно не применяется в сфере общепита из-за его сложности и неэффективности для данного типа бизнеса.

FIFO (First-In, First-Out – "Первым пришел, первым ушел"):

Принцип: Ингредиенты, которые поступили первыми, используются первыми. Это наиболее распространенный и логичный метод для кофейни.

Преимущества:

Минимизирует риск порчи продуктов с коротким сроком годности.

Обеспечивает свежесть ингредиентов.

Соответствует принципу "First Expired, First Out" (FEFO).

Недостатки: Может привести к завышению стоимости запасов на балансе в периоды роста цен.

FEFO (First Expired, First Out – "Первым истекает срок годности, первым ушел"):

Принцип: Ингредиенты с ближайшим сроком годности используются первыми. Это дополняет FIFO и является лучшей практикой для кофейни.

Преимущества: Максимально снижает риск порчи продуктов и потерь.

Недостатки: Требует внимательного контроля сроков годности.

LIFO (Last-In, First-Out – "Последним пришел, первым ушел"): Этот метод не рекомендуется для кофейни из-за его сложности и потенциальных негативных последствий для финансовой отчетности.

4. Пошаговый План Внедрения Системы Учета Запасов (FIFO/FEFO):

Этап 1: Подготовка (1-2 дня)

Определение ответственного: Назначьте сотрудника, ответственного за учёт запасов.

Инвентаризация: Проведите полную инвентаризацию текущих запасов. Запишите количество и состояние каждого ингредиента.

Выбор метода учета: Определитесь с методом FIFO/FEFO. Рекомендуется использовать оба принципа совместно: FIFO для общего порядка использования, FEFO для контроля сроков годности.

Выбор инструмента учета:

Ручной учёт (блокнот/таблица Excel):