Управление проектами - стр. 2
Определите заинтересованных лиц
Реальная задача станет еще яснее, когда вы поймете, кто заинтересован в ее решении, то есть кто будет вовлечен в деятельность по осуществлению проекта, кто будет вкладывать в него ресурсы (людей, место, время, инструменты и деньги) и кто будет использовать то, что получится в итоге. Все эти люди должны помочь вам сформулировать, что конкретно будет считаться успехом проекта. Вы должны точно понимать, что они хотят получить и что согласны вложить. А если на полдороге состав игроков изменится, будьте готовы не только отреагировать на появление новых, но и подключить всех к принятию любых решений по корректировке проекта.
Поддержка со стороны людей, для которых вы работаете, крайне важна в любом случае – управляете ли вы проектом внутри компании или выступаете в роли независимого консультанта. Возможно, у этих людей будут совершенно оторванные от реальности взгляды и они потребуют от вас проделать огромную работу в совершенно невозможные сроки или будут ждать, что вы сотворите чудо, не имея адекватных средств и персонала. Ваша задача как менеджера проекта – сделать так, чтобы требования соответствовали ресурсам, в противном случае вас ждет неизбежный провал.
Определите цели проекта
Один из самых важных аспектов планирования – объединить различные ожидания всех заинтересованных лиц в связный и управляемый набор целей. Успех проекта будет измеряться тем, насколько хорошо вы сможете достичь этих целей. Чем четче вы сформулируете их в самом начале, тем меньше разногласий по поводу того, смогли ли вы их достичь, ждет вас впереди. Однако в фазе планирования все еще слишком неопределенно, поэтому цели следует пересматривать по ходу дела, когда у вас будет больше информации о том, что вам нужно исполнить.
Определяя цели, придерживайтесь концепции SMART. Цели должны быть:
● конкретными (specific);
● измеряемыми (measurable);
● ориентированными на действия (action-oriented);
● реалистичными (realistic);
● ограниченными по времени (time-limited).
Представьте, что ваш отдел кадров получил задание определить новых потенциальных поставщиков услуг медицинского страхования для вашей компании, потому что существующие не обеспечивают уровень обслуживания, соответствующий деньгам, которые им платят. SMART-цели вашего проекта могут быть такими:
1. Изучить<ориентированность на действия> как минимум шесть<измеряемость> поставщиков, которые соответствовали бы минимальным пороговым критериям качества обслуживания, установленным вашим отделом.
2. Рекомендовать<ориентированность на действия> на июньской<ограниченность по времени> встрече совета директоров трех<конкретность> из них, которые предлагают лучшее и наиболее качественное обслуживание как минимум на 10 %<реалистичность> дешевле существующих затрат компании в пересчете на одного работника.
Формулируя цели проекта, учитывайте следующие факторы:
● Качество. Определите стандарты качества и способы их измерения и удовлетворения.
● Организация. Уточните цели в зависимости от имеющихся в вашем распоряжении людей и ресурсов.
● Коммуникация. Определите, какая информация требуется каждому из заинтересованных лиц и как вы собираетесь ее обеспечить.
Определите масштаб, ресурсы и основные задачи
Многие проекты не достигают успеха из-за того, что вы замахиваетесь на слишком многое и из-за этого серьезно недооцениваете требующиеся время и деньги, или из-за того, что упускаете из виду существенную часть требуемой работы. Один из инструментов, который может помочь вам избежать этих проблем, – так называемый метод WBS (Work Breakdown Structure) или иерархической структуры работ, с помощью которого можно предварительно определить масштаб и задачи процесса и разработать систему оценочных показателей. (См. пример ниже в этой главе.) В основе этого метода лежит разделение сложных видов деятельности на более легко управляемые подъединицы.