Учетная политика организаций на 2012 год: в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета - стр. 18

Таблица 2.1

Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете

Пример графика документооборота по предприятию, учреждению Утверждено приказом №_от «_»_201_г.

График документооборота может быть составлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и срока выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, кладовщики, подотчетные лица, бухгалтеры и т. п.) обязаны создавать и представлять документы по своей деятельности по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, содержащая сведения о перечне документов, относящихся к деятельности исполнителя, сроки представления документов и адресат представления.

Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, связью между документами и регистрами, а также между регистрами и способом записи в них, т. е. использованием тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

В настоящее время в организациях применяются в основном мемориально-ордерная, автоматизированная и упрощенная формы учета.

Состав учетных регистров и последовательность записи в них при мемориально-ордерной форме учета представлены на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при этой форме учета легко разделять учетную работу между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатки мемориально-ордерной формы учета:

• трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

• отрыв и частое отставание аналитического учета от синтетического, его громоздкость;

• формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно небольших организациях.

От значительной части указанных недостатков свободна автоматизированная форма учета, созданная на базе использования компьютеров. В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: компьютерный носитель информации – компьютер – выходная информация. В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.). Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.