Учетная политика организаций на 2012 год: в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета - стр. 14
Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000.
Порядок и сроки хранения документов акционерных обществ определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03–33/пс).
Отбор документов, образовавшихся в деятельности общества, для их дальнейшего хранения или уничтожения осуществляется экспертной комиссией, возглавляемой одним из руководителей организации. Решения экспертной комиссии, в том числе акты о выделении документов с истекшими сроками хранения, утверждаются руководителем организации. Указанный акт вместе с описями хранится в архиве общества в формируемом деле.
В случае ликвидации общества документы по личному составу работников передаются в государственный архив. Если общество имело договор с учреждением государственного архива и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, то эти документы также передаются в государственный архив.
Место хранения остальных документов общества определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Изъятие первичных учетных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основании их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты их изъятия.
В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.
Отсутствие первичных учетных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. В соответствии со ст. 120 НК РФ штраф за это нарушение составляет 5000 руб., а если отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 10 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Чтобы избежать ответственности, необходимо доказать невиновность организации в отсутствии документов. Для этой цели составляются акты, утверждаемые руководителем организации и подтверждаемые соответствующими справками (о пожаре – из пожарной части, о краже – из милиции и т. д.).
При принятии дел новому главному бухгалтеру следует провести инвентаризацию и составить акты на отсутствующие документы. Затем целесообразно принять меры по восстановлению отсутствующих документов.
Разработанные организацией формы первичных учетных документов должны прилагаться к приказу (распоряжению) об учетной политике организации.
По элементу «Правила документооборота» учетной политики наиболее важным для практики является вопрос о порядке списания расходов, первичные документы по которым поступили после окончания месяца (датируются же они, как правило, последним числом месяца получения услуг).