Убедительное письмо. Как использовать силу слов - стр. 2
• письмо с заявкой на тендер;
• письмо с требованием возврата безнадежного долга.
Все эти письма предполагают какой-то ответ от адресата; следовательно, они должны быть убедительными. Даже беллетристика должна быть убедительной. Автор должен убедить читателей в том, что вымысел вполне реален. Если у читателя возникли сомнения – автор потерпел неудачу.
В двух словах, убедительное письмо – это все, что вы пишете для определенного адресата.[1]
В этой главе мы поразмышляем над следующими важнейшими вопросами.
1. Зачем вы пишете?
2. Кто будет это читать?
3. К какому результату вы стремитесь?
4. Какой ответ вам нужен от адресата, чтобы добиться этого результата?
Зачем вы пишете?
Может, обойдемся без этого?
Считается, что лишь 7 % личных коммуникаций (лицом к лицу) можно назвать вербальными. Хотя это, скорее всего, неправда, за исключением некоторых, вполне конкретных ситуаций,[2] общение лицом к лицу имеет множество преимуществ. При написании письма вы лишены тех инструментов убеждения, которые доступны вам при личном общении. Вы не можете закатывать глаза, например, демонстрировать сарказм, жестикулировать или казаться человеком, вызывающим доверие. Если вы обладаете шармом и харизмой, вам намного легче убедить человека в чем-то при личном общении.
Однако письмо обладает многими преимуществами, которых лишено личное общение: у вас есть время подобрать слова; вы можете отредактировать текст и спросить совета у других; можете писать, сидя в пижаме, наевшись чеснока и не мывшись хоть целую неделю.
Письмо – неторопливый процесс, взвешенный, обдуманный и точный, в то время как личный контакт – быстрый, динамичный и происходящий в свободной форме. Хорошенько подумайте и, если у вас есть выбор, выберите самое убедительное средство коммуникации.
Цели
Как мы отметили, убедительное письмо должно давать результат. Следовательно, нужно определить этот желаемый результат, прежде чем начать писать.
Для приведенных ранее примеров желаемые результаты могут быть следующими:
• приглашение на собеседование по поводу вакансии;
• 90 % сотрудников адаптируются к новой корпоративной политике в течение семи дней;
• победа в тендере;
• выплата всего безнадежного долга в течение 28 дней.
Хотя постановка цели – вполне очевидный процесс, здесь все же есть некоторые трудности:
1) поставить слишком много целей;
2) забыть о цели;
3) не отвечать на вопрос.
Слишком много целей
«Я хочу сообщить сотрудникам о замораживании зарплаты. И о ремонте в офисе. И о новом директоре. И о том, что надо поднять моральный дух. И повысить прибыль на 20 %».
Конечно, это преувеличение, но, думаю, вы поняли. Мы часто стремимся включить все новости в один текст. Особенно это касается массовых рассылок электронных писем. Однако не забывайте, что большинство людей воспринимают лишь одно сообщение из коммуникации любой формы, так что не переусердствуйте.
У вас могут быть промежуточные цели, но они должны быть реалистичными. Например:
«Сообщить сотрудникам о замораживании зарплаты и удержать негативную реакцию на уровне 5 %».
Это разумно, к тому же необходимость минимизировать негативную реакцию побуждает вас аккуратно формулировать свое сообщение. А такая задача:
«Сообщить сотрудникам о замораживании зарплаты и повысить моральный дух»