Сделай не сам: Как передавать задачи и получать результат - стр. 8
Описание задачи: как формулировать четкие ожидания
Передача задачи – это не просто формальность, а передача ожиданий, которые предстоит воплотить в жизнь. Чем яснее и конкретнее вы их сформулируете, тем выше шанс, что исполнитель сделает именно то, что нужно. Чтобы избежать недоразумений и разночтений, описывать задачу нужно как отдельный и важный процесс.
Первое и главное – выделить ключевые составляющие задачи и описать их предельно чётко. Не просто «сделать презентацию», а «подготовить презентацию из 10 слайдов с обзором рынка, анализом конкурентов и финансовыми показателями за 2023 год, ориентированную на инвесторов, не знакомых с отраслью». Здесь сразу задаются рамки – количество слайдов, тематика, аудитория и цель. Такой уровень детализации помогает сократить количество уточняющих вопросов с нескольких до одного – а иногда и вовсе их избежать.
Далее нужно указать конкретные критерии успеха. Что именно будет означать, что задача выполнена качественно? В нашем примере: «презентация должна содержать данные из официальных отчётов, быть оформлена в едином стиле по брендбуку, и удобно открываться в PowerPoint и PDF на любом устройстве». Если эти моменты не прописать, исполнитель может выбрать неподходящий стиль, формат или информацию – а вы заметите это слишком поздно. В итоге придётся тратить лишнее время и силы на переделки.
Особое внимание уделите срокам, но не просто «сделать к понедельнику», а «предварительный вариант прислать к пятнице в 18:00, чтобы успеть обсудить и внести правки, окончательный – в понедельник к полудню». Такой подход позволяет выстроить совместную работу, а не врываться в дедлайн с неожиданностями. Важно не только назначить дату, но и разбить её на промежуточные этапы – это повысит прозрачность и снизит стресс.
Отдельно стоит оговорить инструменты и методы, которые вы рекомендуете использовать. Например: «анализ данных производится в Excel, графики создаются в Power BI, итог оформляется в Google Slides». Это создаёт единое рабочее пространство и избавляет от поисков альтернатив или проблем с совместимостью. На практике однажды проект потерял неделю, потому что исполнитель использовал локальную версию редактора с другим набором шрифтов – итоговая презентация «поплыла» по оформлению, и всё пришлось переделывать.
Не менее важно объяснить контекст и причины задания. Если ограничиться только описанием конечного результата, исполнитель будет думать лишь о технической стороне. А если добавить: «эта презентация нужна, чтобы привлечь инвесторов в проект X, который сейчас ищет начальное финансирование», появится больше мотивации и понимания, что именно важно донести. Это запускает внутренний стимул и помогает принимать решения на месте.
Очень полезно применять шаблоны и чек-листы. Например, для презентации можно завести шаблон с такими разделами: цель, аудитория, ключевые сообщения, визуальный стиль, сроки, доступные ресурсы, ограничения и ответы на часто задаваемые вопросы. Заполняя их при передаче задачи, вы даёте исполнителю полный набор инструкций. Если такой подход использовать регулярно, он сэкономит кучу времени и снизит число ошибок.
Не забывайте про общение после передачи. Чёткое описание задачи – это не конечный пункт, а начало диалога. Настройте регулярные отчёты, используйте инструменты для обратной связи (например, трекеры с комментариями, видеозвонки), чтобы сразу обнаруживать недопонимания. Если исполнитель задаёт уточняющие вопросы, воспринимайте их не как помеху, а как проявление заинтересованности и желание сделать всё правильно.