Планируй, но не закапывайся: Тактический тайм-менеджмент без боли - стр. 6

– A (Очень важно): Задачи, которые необходимо выполнить. Их невыполнение может привести к серьёзным последствиям.

– B (Важно): Задачи, важные в долгосрочной перспективе, но не так критичные.

– C (Хорошо бы сделать): Задачи, которые приятно выполнить, но они не критичны по временным рамкам или последствиям.

– D (Делегировать): Задачи, которые можно передать кому-то другому.

– E (Исключить): Задачи, которые не должны выполняться, так как они не приносят ценности.

Проверка задач через этот метод поможет вам не только определить их важность, но и лучше управлять своими ресурсами.

Пример: Установка приоритетов в рабочем процессе

Рассмотрим ситуацию, когда вы работаете в команде над проектом. Предположим, у вас встреча с клиентом, необходимо представить отчёт о проделанной работе, а также завершить несколько текущих задач. В соответствии с методами, которые мы обсудили, вы можете сделать следующее:

1. Составить список задач: Подготовить отчёт, согласовать детали встречи, закончить текущие задачи.

2. Использовать матрицу Эйзенхауэра: Выяснить, что подготовка отчёта – это срочная и важная задача, а согласование деталей – важная, но не срочная.

3. Применить метод ABCDE: Отчёт – это A, согласование – B, текущие задачи – C.

4. Распланировать время: Например, выделить первый час для незавершённых текущих задач и час до встречи для работы над отчётом.

Заключение

Определение приоритетов – это не одноразовое действие, а постоянный процесс. Оно требует регулярного пересмотра и адаптации в зависимости от меняющихся обстоятельств и новых задач. Работайте над своей системой приоритетов регулярно, и вскоре вас перестанет волновать ощущение постоянной загруженности. Понимание, что вы делаете важные вещи и управляете своим временем, станет источником уверенности и даст возможность сосредоточиться на действительно значимых достижениях.

Различие между важным и срочным представляет собой ключевое умение в управлении временем, позволяющее делать осознанные выборы и избегать ненужного стресса. Сравнивая эти два понятия, можно понять, почему многие задачи, требующие быстрого реагирования, не всегда имеют значение для долгосрочных целей.

Важное и срочное: Понимание понятий

Важные задачи связаны с достижением ваших долгосрочных целей и ценностей. Например, работа над проектом, который может способствовать карьерному росту, учеба для повышения квалификации или развитие новых навыков – это важные задачи, которые требуют времени и внимания, но не обязательно требуют немедленного выполнения.

Срочные задачи, наоборот, требуют немедленного внимания и действий. Это могут быть телефонные звонки, сроки выполнения или просьбы коллег, которые нужно исполнить как можно скорее. Примером срочной задачи может быть необходимость ответить на электронное письмо от начальства с просьбой о срочном отчете.

Проблема возникает, когда срочные задачи начинают доминировать, отвлекая от важных дел. Именно здесь необходимо разработать эффективную стратегию управления этим соотношением.

Построение матрицы Эйзенхауэра

Одним из самых эффективных инструментов для различия между важным и срочным является матрица Эйзенхауэра. Этот метод позволяет разделить задачи на четыре категории: