Переговоры. Организация. Протокол. Этикет - стр. 6
В составе делегации необходимо иметь секретаря, который будет вести дневник заседаний, участвовать в подготовке итоговых документов, составлять отчеты, готовить и выпускать коммюнике, пресс и пост-релизы.
На переговорах с участием глав субъектов Российской Федерации желательно включать в состав делегации (по согласованию) представителя соответствующего территориального органа Министерства иностранных дел, занимающего высокий пост, чтобы в процессе переговоров он мог исполнять обязанности заместителя делегата и авторитетно выступать от имени своего ведомства, которому Указом Президента Российской Федерации поручено координировать внешние связи в регионе его ответственности с тем, чтобы достигнутые договоренности и готовые к подписанию документы не противоречили единой внешнеполитической линии Российской Федерации.
Из числа сотрудников дипломатического или консульского представительства в странах, где происходят переговоры, могут (также по согласованию) назначаться эксперты, которые являются специалистами по обсуждаемым вопросам.
Телефонная связь для делегаций обеспечивается принимающей стороной.
Часто на переговорах присутствуют наблюдатели. Это происходит тогда, когда те или иные страны, не желая участвовать в переговорах и связывать себя обязательствами, все же хотят быть в курсе событий.
Составление программы
Программа пребывания делегаций на переговоры представляет собой перечень тщательно продуманных мероприятий, учитывающих уровень отношений не только с партнерами, но и уровень межгосударственных отношений.
При составлении проекта программы во внимание принимаются следующие моменты.
Исходя из общего срока пребывания делегации, в первую очередь распределяется время для проведения переговоров и других деловых встреч. Предусматривается включение в программу и культурных мероприятий – знакомство с городом, посещение театра, а также, исходя из традиций и из предварительной договоренности, возложение цветов к памятным местам. Очень важно учесть все пожелания главы делегации и его супруги (если она его сопровождает).
Далее подбирается состав лиц от принимающей стороны, которые будут встречать делегацию, сопровождать гостей и присутствовать на официальных мероприятиях. При разработке этой части программы дипломатический протокол исходит из уровня руководства делегации, из важности переговоров, а также учитывает характер отношений с данным государством.
Обычно принято составлять три программы. Первая – общая, для руководителя и всех членов делегации, вторая – для супруги руководителя делегации, третья – рабочая, с указанием должностных лиц, участвующих в том или ином протокольном мероприятии.
В первых двух программах указываются только сами мероприятия, время их начала и место проведения, а также фамилии и должности лиц, к которым запланированы визиты руководителя и членов делегации. Рабочая программа представляет собой развернутый документ, предназначенный для ее организаторов, в котором отражены все организационные и технические вопросы, прописывается протокол и церемониал посещения объектов, процедура подписания документов, указывается язык, на котором будут вестись переговоры.
Все три программы утверждаются и подписываются руководителем принимающей стороны. Параллельно составляется смета расходов и определяются источники финансирования. После завершения мероприятий оформляется акт о выполнении сметы, подтвержденный соответствующими документами.