Коммерческие закупки: взгляд изнутри - стр. 20
Эта загадочная фраза означает, что сделку можно считать заключенной, а формальности будут соблюдены, как только в пределах досягаемости появится первое лицо, уполномоченное ставить свою авторитетную закорючку на договорах и тому подобных документах.
То, что обмен судьбоносными документами идет по факсу или электронной почте, уже давно никого не смущает. И даже фразу о том, что все документы, переданные по факсимильной связи, имеют полную юридическую силу, уже почти не встретишь в современных договорах – настолько это стало естественным.
И тем не менее с завидной регулярностью усложняющиеся требования УФНС, встречные проверки, внутренние и внешние аудиты, необходимость приводить делопроизводство в соответствие с требованиями ISO, требование иностранных акционеров вести отчетность в соответствии с GAAP и прочие подобные причины заставляют компании следовать достаточно суровым правилам в отношении документооборота.
Эти правила возлагают на закупщика дополнительную порцию нечеловеческой нагрузки. Чуть что, сразу слышишь: «Это твои поставщики до сих пор не прислали оригинал счета-фактуры!», «Это ты не потребовал с и. о. директора фирмы-поставщика доверенность на право подписи договоров» или «Это твой поставщик снова неправильно указал НДС на транспортные услуги!» и т. д., и т. п.
Если бы вы только знали, сколько времени и сил уходит на урегулирование всех этих мелких и формальных недоработок!
Лично я после двадцатого по счету объяснения очередному поставщику правил заполнения счетов-фактур нашла для себя простой выход: составила небольшую памятку о том, как правильно оформлять документы при работе с нашей компанией, и в дальнейшем отправляла ее каждому поставщику, с которым заключались договоры. Это был очень простой, но очень полезный документ, благодаря которому мне удалось сэкономить кучу времени. Выглядел он примерно так.
Прошу Вас уделить особое внимание оформлению документов при работе с нашей компанией. Мы выдвигаем следующие требования к оформлению счетов-фактур и накладных.
1. Форма счета-фактуры должна соответствовать требованиям ____________.
2. В графе «Адрес покупателя» должен быть указан наш юридический адрес:
3. В графе «Грузополучатель» должен быть указан один из следующих грузополучателей, в зависимости от конкретного адреса поставки: _______________.
4. В графе «Дополнительные условия» должен быть указан номер вагона или машины.
5. Накладная должна быть выполнена по форме «Торг-12».
6. В графе «Основание» должен быть указан номер действующего договора.
7. Документы должны быть переданы по факсу ____________ в день отгрузки товара.
8. Оригиналы документов должны быть отправлены по нашему почтовому адресу в течение 2 дней по факту получения нами товара – сразу после уточнения фактически полученного количества и качества товара. Наш почтовый адрес: _____________________________________________________________.
Уточнить фактическое качество и количество товара можно по телефону ______, контактное лицо ______________ (Ф. И. О.)
9. Уточнить все другие интересующие Вас вопросы Вы можете у следующих сотрудников нашей компании:
по поводу оформления документов: ___________ (Ф. И. О.), телефон _______;