Как управлять временем. Техники и стратегии для максимальной продуктивности - стр. 4
Метод, который может помочь в установлении приоритетов, – это матрица Эйзенхауэра. Этот метод предлагает разделить задачи на четыре категории:
Срочные и важные – задачи, которые требуют немедленного внимания. Это критически важные дела, которые нельзя отложить.
Не срочные, но важные – задачи, которые нужно запланировать. Они важны для достижения целей, но не требуют немедленного решения.
Срочные, но не важные – задачи, которые можно делегировать или выполнить быстро, не тратя на них слишком много времени.
Не срочные и не важные – задачи, которые можно игнорировать или сделать, когда появится свободное время.
Эта матрица помогает разделить задачи на те, которые действительно имеют значение, и те, которые требуют только нашего внимания, но не являются критичными.
Цель этой системы – научиться делать то, что действительно важно, а не просто то, что «нужно сделать». Осознание того, что важность задачи – это ключевое, а не ее срочность, позволяет избежать попадания в ловушку «всего сразу» и сосредоточиться на том, что действительно меняет картину.
Методы определения того, что важно, а что – вторично
Как же определить, что важно, а что – вторично? Часто это задача не простая, потому что нам предстоит принимать решения, которые могут повлиять на наши долгосрочные цели. Чтобы разобраться, что важно, нужно понимать, к чему мы стремимся. Задание, которое кажется срочным, может быть важным для конкретного момента, но оно не обязательно ведет нас к нашим главной цели. Важно регулярно задавать себе вопрос: «Действительно ли эта задача помогает мне в достижении моих целей?»
Первым шагом к определению важности задачи является анализ собственных долгосрочных целей. Мы можем постоянно откладывать задачи, которые нам не нравятся, или те, которые требуют значительных усилий, но если эти задачи способствуют нашим целям, их выполнение становится важным и необходимым. Например, если ваша цель – стать успешным предпринимателем, то важно потратить время на изучение рынка, составление бизнес-плана и другие стратегические задачи, даже если они не кажутся срочными. В то же время мелкие дела, которые не имеют отношения к вашим целям, можно отложить или делегировать.
Еще одним методом, который помогает определить важность задачи, является построение списка «позитивных и негативных последствий». Подумайте, какие последствия может иметь выполнение задачи, а какие – ее откладывание. Когда вы видите последствия своих действий, вы начинаете осознавать, что важно и что можно оставить на потом.
Привычка откладывать может быть как врагом продуктивности, так и причиной стресса, но если вы начинаете осознавать, какие из ваших задач приведут к реальному прогрессу в жизни, вы сможете легко расставить приоритеты и освободить себя от неважных и второстепенных дел.
Практическое задание: анализ своего текущего распорядка дня
Для того чтобы научиться лучше управлять своим временем и расставлять приоритеты, полезно провести анализ своего текущего распорядка дня. Это поможет выявить, на что именно уходит ваше время и какие задачи занимают наибольшее внимание.
Для этого возьмите несколько дней и ведите журнал своих действий. Записывайте все свои дела: что вы делаете в течение дня, сколько времени тратите на каждое занятие, и как вы себя при этом чувствуете. Важно не только записывать, но и осознавать, что из этого действительно имеет значение для ваших целей, а что – нет.