Как не «сгореть» на работе, или Управление стрессом в условиях многозадачности - стр. 10

заключается в следующем. Записывайте дела и длительность их выполнения при каждом переключении внимания. Оптимальная точность учета – 5-10 минут.

По мере того, как вы выработаете привычку фиксировать свои действия, через несколько дней частота фиксации сократится до одного раза в 1–2 часа. Наиболее простой способ учета времени – фиксация времени начала и окончания любого действия в тайм-шите:[2]

Второй, несколько сложный способ учета – фиксация времени начала и его продолжительность. К такому методу фиксирования лучше переходить, когда у вас выработалась устойчивая привычка записывать все расходы времени в течение дня:

Сразу следует отметить, что компьютеризация такого процесса несколько осложняет ведение хронометража.

Во-первых, вы привязываете себя к компьютеру, и многие дела, которые будут внесены по памяти, не будут нести той актуальности, если бы вы их зафиксировали сразу.

Во-вторых, специализированные программы более подходят для планирования рабочего дня, а не для фиксации происходящих событий.

Поэтому на самых ранних стадиях хронометража его эффективность при использовании компьютера значительно снижается. Лучше для этих целей пользоваться обычными бумажными носителями: ежедневником, блокнотом и т. д.

Если вы первое время забыли внести в тайм-шит какое-то событие – не стоит расстраиваться и бросать начатое дело. На первом этапе это вполне нормально, просто продолжайте вносить данные с того момента, когда вы об этом вспомнили.

Со временем такие «неучтенные участки» будут сокращаться, а через несколько дней сведутся к нулю.

Метод хронометража позволит вам отследить непродуктивные расходы времени, например, поиск нужного человека, незапланированные и нецелесообразные разговоры и т. д.

Любищев ввел такие понятия как «время-нетто» – сумма длительности всех полезных работ, и «время-брутто» – длительность всего периода учета. Отношение этих двух величин (время-нетто/время-брутто) – ваш личный коэффициент полезного использования времени, а разница между временем «нетто» и «брутто» – количество «отходов времени» за день:

«Время-брутто»: 150 минут

«Время-нетто»: 60 минут

КПД – 40%

«отходы времени» – 90 минут.

Мы видим, что полтора часа ушло впустую, и вместо того, чтобы заниматься более важными делами из категории А (см. предыдущий раздел), мы были заняты решением задач, не имеющих особой важности или значимости.

Конечно, наиболее сильное препятствие хронометражу – это перенасыщенность менеджера информацией, контактами и т. д.

Естественная первая реакция на предложение вести учет своего времени – «Я слишком занят в течение дня, чтобы отвлекаться на такие вещи». На самом же деле вам потребуется не более 15–20 минут в день, чтобы вести такой учет. Главное – помнить о необходимости вести такие записи.

Чтобы повысить свою личную эффективность, достаточно научиться смотреть на свою деятельность «со стороны». Этот принцип верен как для больших, так и для малых масштабов времени. А несколько минут, потраченные на заполнение тайм-шита, позволят посмотреть на свою деятельность другими глазами и высвободят время для того, чтобы подумать, как оптимально спланировать свою работу.