Event без хаоса: Как подружить подрядчиков, локацию и дедлайны - стр. 9

Проверка на практике

Когда цели, задачи и формат определены, проводите предварительное тестирование концепции. Примените методологию прототипирования: создайте небольшую пилотную версию события (например, вебинар или презентацию) и оцените, как она работает в реальных условиях. Соберите обратную связь от участников, чтобы скорректировать ваши цели и задачи перед основным мероприятием. Этот подход позволит вам диагностировать потенциальные проблемы заранее.

Итоговый документ

По итогам анализа важно создать документ, в котором будут собраны все цели, задачи, ожидания и формат мероприятия. Этот документ станет вашим путеводителем на протяжении всего процесса подготовки и реализации события. Включите также в него информацию о сроках выполнения задач и ответственных лицах. Это поможет избежать недопонимания в команде и обеспечит более четкое взаимодействие со всеми подрядчиками.

Анализ целей и задач мероприятия – это не просто формальность; это основа для успешного планирования и исполнения. Чем детальнее и яснее вы проработаете этот блок, тем меньше возникнет сложностей на этапе реализации мероприятия и тем выше будет вероятность его успеха.

После тщательного анализа целей и задач мероприятия следующим критически важным этапом является определение конкретных результатов, которых вы хотите достичь. Это не только добавляет ясности в процесс подготовки, но и помогает успешно координировать действия всех участников проекта. Без понимания конечного результата может произойти растерянность, что в свою очередь способно привести к недовольству участников и возможным финансовым потерям.

Визуализация конечного результата

Первым шагом к определению результата является визуализация того, как должно выглядеть ваше событие через несколько дней после его завершения. Какие эмоции будут испытывать участники? Какие впечатления они унесут с собой? К примеру, если вы организуете тимбилдинг для сотрудников, успех может быть измерен не только количеством участников, но и их отношением к прошедшему мероприятию. Можете ли вы представить, как они обсуждают мероприятия на утреннем собрании?

Постарайтесь создать ментальный "контур" – это поможет вам не только понять, каких результатов вы хотите достичь, но и подтолкнет команду к совместным усилиям. Запишите, какими положительными изменениями вы хотите, чтобы событие стало триггером в будущих отношениях с участниками.

Метод SMART для определения результатов

Для более структурированного подхода к установлению целей и результатов можно воспользоваться методом SMART. Этот метод подразумевает, что ваши цели должны быть:

– Конкретными: Четко формулируйте, что именно вы хотите получить. Например, «увеличить продажи на 20%» вместо «улучшить продажи».

..

– Измеримыми: Определите критерии, по которым вы будете оценивать успех. Например, «100 новых подписок на нашу рассылку».

..

– Достижимыми: Убедитесь, что ваши цели реалистичны с учетом ресурсов и времени, доступных для их достижения.

..

– Соответствующими: Цели должны быть связаны с общей стратегией вашей организации.

..

– Ограниченными по времени: Определите сроки достижения целей. Например, «в течение двух месяцев после мероприятия».

Применение этих критериев позволит вам правильно сформулировать ожидаемые результаты. Например, вместо неточного «повысить интерес к продукту» определите, что именно хотите: «привлечь 150 новых лидов за первую неделю после мероприятия».