Энциклопедия построения своего бизнеса. Человеческий фактор под вашим контролем. Том 2 - стр. 38
Самый первый из них (как советует Л. Рон Хаббард) – не делать одно дело два раза. Это достигается за счет того, что вы даже не начинаете браться за то, что не готовы прямо сейчас довести до конца. Вам приходит почта. Вы прочитываете ее и откладываете. Через несколько часов возвращаетесь к ней, читаете еще раз и отвечаете. Видите? Вы сделали работу дважды. Первый раз можно было даже не читать, если не имелось возможности тут же ответить. В то время как вы читали, можно было выполнить что-то еще. Так вы и экономите время.
Следующий инструмент – планирование. Система планов (стратегические, тактические, краткосрочные) с выполнимыми задачами и конкретными сроками организовывает, помогает скоординировать деятельность и произвести меньше ненужных действий.
В стандарте администрирования «Бережливое производство» (Lean production) приводятся различные типы излишнего движения. Такие данные есть и в других хороших стандартах, например в Hubbard management system. Но это не тема настоящей главы. Я просто хотел отметить, что само искоренение таких движений приводит к экономии времени.
Также в тайм-менеджменте можно использовать оптимизацию способов коммуникации, ведь именно на нее тратится наибольшее количество лишнего времени. Вам очень поможет стандарт «Модель административного ноу-хау» ассоциации WISE.
Вот некоторые принципы, которые в нем используются:
90 % рабочей коммуникации может и должно осуществляться письменно.
Вашу почту следует разделить на входящую (непрочитанную), отложенную (прочитанную, по которой нет немедленного решения) и исходящую (подготовленную для отправки). Общение в организации производится через коммуникационный центр, то есть вся коммуникация проходит через распределитель, в том числе бумажная.
Хотя в настоящее время большая часть коммуникации ведется в электронном виде, бумажные послания (договоры, оригиналы документов и т. п.) еще долго будут в ходу. Они должны быть подчинены тем же законам.
Не занимайтесь одним обращением дважды. Посмотрели – сразу разберитесь, ответьте и отправьте.
Планируйте отдельное время для обработки посланий.
Руководитель не должен быть обязательным промежуточным адресатом рабочих посланий и записок сотрудников, посылаемых с поста на пост. Руководителя не нужно ставить в копию каждого рутинного письма. Повседневная переписка не требует его внимания, так как персонал сам решит свои проблемы либо обратится напрямую к шефу. Прокладывание коммуникационного канала через начальника не приносит ничего, кроме траты его ценного времени, а заодно и нервов.
Телефон используется минимально. Все важные материалы, если они обсуждались устно, дублируются в письменном виде.
При помощи изменения собственного ощущения времени вы можете невероятно увеличить свою эффективность, и при этом у вас останется чувство, что вы работаете не торопясь.
А изучение административных процедур поможет использовать высвободившееся время максимально продуктивно. И люди поразятся количеству дел, которые вы реализуете, особо не напрягаясь.
Для того чтобы оптимизировать время, нужно сначала создать его. Приведенное выше упражнение с часами поможет вам овладеть данным навыком.
Таким образом, у вас появляется возможность прожить более долгую и насыщенную жизнь.